Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems 2.0

Durch die fortschreitende Digitalisierung der Branche sowie neue technische Entwicklungen im Bereich der Datenraumanbieter und Dokumentenmanagement-Systeme ergeben sich neue Möglichkeiten der Datenhaltung sowie des Daten- und Dokumentenaustausches.

Aus diesem Grund macht es sich die gif in dieser Richtlinie zur Aufgabe, der Fortschreibung des alten Ansatzes von statischen Ablagestrukturen mit der Version 2.0 einen dynamischeren Weg zu eröffnen.

Die vorliegende Richtlinie wendet sich an alle Marktteilnehmer, die Datenräume und Dokumentenmanagement-Systeme im Rahmen einer Immobilientransaktion oder der laufenden Bewirtschaftung einrichten und verwalten. Sie richtet sich gleichzeitig an alle Entwickler und Betreiber von entsprechenden Softwareprodukten zur Dokumentenhaltung sowie an Berater, die mit der Einrichtung und Weiterentwicklung entsprechender Systeme betraut sind.

Das Ziel dieser Empfehlung ist die Dokumentenhaltung bei Immobilienankäufen, der Haltephase und dem Verkauf zu optimieren und somit Ressourcen zu sparen. Der standardisierte gif-Dokumentenindex V 1.0 wurde auf Basis der veränderten Ansprüche der Immobilienbranche durch die Einführung einer dynamischen Verwaltung und Nutzung von Dokumenten anhand von Metadaten fortgeschrieben. Hierdurch werden insbesondere den zukünftigen Anforderungen an einen deutlich weiteren Einsatz digitaler Tools und Automatisierung im Immobilienmanagement und dem hierzu erforderlichen Einsatz neuer Methoden wie z. B. Künstliche Intelligenz (KI) im Dokumentenmanagement Rechnung getragen. Hierzu soll ein einheitliches System entwickelt werden, welches basierend auf dem bestehenden Dokumentenindex eine Multidimensionalität über Dokumentenklassen ermöglicht. Basierend auf dem gif-Dokumentenindex sollen Dokumente und ihre Metadaten zukünftig in jeder denkbaren Struktur dargestellt und ausgetauscht werden können.

Ergänzende Informationen zum Thema Datenmanagement finden Sie auf der Seite der -> gif-Kompetenzgruppe Datenmanagement

Produktnummer: RL-010-2019
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