Subset 5.1 Laufendes operatives Berichtswesen

Die  gif Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V. definiert mit der Richtlinie zum Immobilien-Daten-Austausch erstmals in einem Prozessmodell alle relevanten Prozesse, in denen zwischen den einzelnen Markteilnehmern der Immobilienwirtschaft ein Datenaustausch durchgeführt wird. Basierend auf dem Prozessmodell legt die gif alle erforderlichen Datenfelder für eine erfolgreiche Zusammenarbeit fest. Neben dem Prozessmodell wird auch ein hierarchisches Entitäten-Beziehungs-Modell (Entity-Relationship-Modell, ERM) vorgelegt, das eine klare Zuordnung von Mandant, Darlehen, Wirtschaftseinheit, Grundstück, Gebäude, Fläche/ Mieteinheit, Mietvertrag, Kondition, Gutachten und Projekten zu einzelnen Informationsobjekten vornimmt.

Zusätzlich zu der separat bestellbaren Richtlinie sind XML-Schemen (beziehungsweise XSD für XML-Schema-Definition) je Subset verfügbar, welche die Struktur der XML-Dokumente beschreiben. Alle zu berücksichtigenden Inhalte, Struktur- und Formatvorgaben sowie zulässige Ausprägungen werden über ein XML-Schema je Subset beschrieben.

Subset 5.1 Laufendes operatives Berichtswesen:
Im Rahmen des laufenden Berichtswesens innerhalb der Immobilienbewirtschaftung versorgt der Property Manager als Sender den Asset Manager, Portfolio Manager und Eigentümer, Fonds-/ Investment Manager als Empfänger mit architektonischen, vertraglichen und buchhalterischen Bewirtschaftungsdaten zu einer Wirtschaftseinheit bzw. einem Immobilienportfolio aus seinem ERP-System.
Ziel der strukturierten Datenübermittlung ist eine möglichst vollständige Abbildung wesentlicher Daten der laufenden Bewirtschaftung (Vermietungssituation, Flächenübersicht etc.) in der Asset Management- oder Portfolio Management-Software als Zielsystem. I.d.R. erstellt der Asset oder Portfolio Manager daraus Managementauswertungen für den Eigentümer oder die finanzierende Bank. Darüber hinaus benutzt der Asset Manager die Daten zur Steuerung des Property Managers bzw. zur Entwicklung von Handlungsempfehlungen.

Der Property Manager tritt mit den Daten aus seinem ERP-System als Quellsystem als Sender auf. Je nach vergebener Leistungstiefe an die einzelnen Dienstleister befinden sich Eigentümer, Portfolio Manager und Asset Manager in der Rolle des Empfängers.

-> Weitere Informationen

By means of this guideline on the exchange of real estate data, gif Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e. V. (Society of Property Researchers, Germany) sets out for the first time within a process model all the relevant processes involved in the exchange of data between the individual market participants in the real estate sector. Based on the process model, gif defines all the requisite data fields to ensure successful cooperation. In addition to the process model, a hierarchical entity relationship model (ERM) is also presented, which clearly assigns client, loan, economic entity, land, building, space/ rental unit, lease contract, term, expert reports, and projects to individual data objects.

In addition to the available guideline on the exchange of real estate date, XML schemas (or XSD for XML Schema Definition) form part of this guideline per subset, describing the structure of the XML documents. All content, structure and format specifications, and reliable attributes are described via an XML schema per subset.

Ongoing operational reporting:

As part of ongoing reporting within property management, the Property Manager (as sender) provides architectural, contractual, and accounting management data on an asset or property portfolio from its ERP system to the Asset Manager, Portfolio Manager, owner, and Funds/ Investment Manager (as recipients).

The aim of the structured data transfer is to ensure that the key data on ongoing management (leasing situation, overview of space, etc.) is mapped as completely as possible in the asset management or portfolio management software as the target system. The Asset Manager or Portfolio Manager generally uses this data to prepare management reports for the owner or financing bank. The Asset Manager also uses the data to guide the Property Manager or develop recommendations for action.

The Property Manager assumes the role of sender with data from their ERP system as the delivery system. Depending on the depth of service assigned to the individual service-providers, the owner, Portfolio Manager, and Asset Manager assume the role of recipient.

Produktnummer: RL-009-5.1-2018
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